Definimos a utopia da comunicação da nova geração como um sistema que oferece aos funcionários os serviços de e-mail, mensagens instantâneas, colaboração, presença, voz e vídeo e integração de dados estruturados via cliente web, desktop ou dispositivo móvel. Mas antes de nos empolgarmos demais, saiba que a maioria das áreas de TI não deve adotar essa nova estratégia de colaboração como forma de escapar de sistemas que elas nunca conseguiram rodar corretamente. Quase metade dos 479 profissionais de tecnologia que responderam à pesquisa da InformationWeek Analytics sobre ‘Mensagens Corporativas", não tem arquivamento de e-mail ou permite que os usuários arquivem seus próprios e-mails. Apenas 3% tem busca de e-mail ligada ao sistema de busca corporativa, e a sincronização com aplicativos corporativos, como ERP, acontece com incidência um pouco maior. 

Quando perguntamos sobre o interesse de combinar ferramentas de e-mail com colaboração, 80% não esboçou reação. "E-mail é um mal necessário, diferente das tecnologias de comunicação emergentes que são menos possíveis de serem controladas e ditadas pela área de TI", disse um dos entrevistados, que se manteve anônimo - provavelmente para que nenhum dos funcionários com menos de 30 anos fuja correndo dessa empresa. 

Infelizmente, esse entrevistado, mesmo que tenha um ponto válido, vive em negação. Não oferecer um serviço e, ao mesmo tempo, não ter uma política para banir seu uso, é a receita perfeita para um movimento secreto de TI. Programas de mensagens instantâneas são corriqueiros e, ainda assim, apenas um terço dos entrevistados oferece algum serviço oficialmente. Os usuários não precisam mais de um cliente terceirizado: AOL, Google, Yahoo, entre outros, oferecem sistemas baseados em browser que funcionam perfeitamente. Se a empresa não oferece algo aprovado e não bloqueia os clientes web, tem pontos de dados não monitorados e não registrados. 

Algumas empresas deram o passo da integração bem cedo. "Começamos a integrar e-mail em 2005", contou George Hamin, diretor de TI da Subaru Canadá. "Nossas equipes são tão espalhadas, geograficamente, que queríamos começar a integrar voz." A equipe de Hamin cresceu com esse sucesso e saltou para o Exchange 2010, dando aos funcionários caixa de mensagens com voz, mensagem instantânea, conferência e e-mail. Isso está longe do normal, mas, mesmo as empresas sob dificuldade financeira, podem oferecer algo melhor do que têm agora e colocar os sistemas de comunicação em pauta para a próxima leva de tecnologias de colaboração. 
Michael Healey é CEO da Yeoman Technology Group, uma empresa de pesquisa e engenharia. 

InformationWeek EUA – 29/07/2010