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Definimos
a utopia da comunicação da nova geração como um sistema que oferece aos
funcionários os serviços de e-mail, mensagens instantâneas, colaboração,
presença, voz e vídeo e integração de dados estruturados via cliente web,
desktop ou dispositivo móvel. Mas antes de nos empolgarmos demais, saiba que
a maioria das áreas de TI não deve adotar essa nova estratégia de colaboração
como forma de escapar de sistemas que elas nunca conseguiram rodar
corretamente. Quase metade dos 479 profissionais de tecnologia que
responderam à pesquisa da InformationWeek
Analytics sobre ‘Mensagens Corporativas", não
tem arquivamento de e-mail ou permite que os usuários arquivem seus próprios
e-mails. Apenas 3% tem busca de e-mail ligada ao sistema de busca
corporativa, e a sincronização com aplicativos corporativos, como ERP,
acontece com incidência um pouco maior.
Quando
perguntamos sobre o interesse de combinar ferramentas de e-mail com
colaboração, 80% não esboçou reação. "E-mail é um mal necessário, diferente das tecnologias de
comunicação emergentes que são menos possíveis de serem controladas e ditadas
pela área de TI", disse um dos entrevistados, que se manteve anônimo -
provavelmente para que nenhum dos funcionários com menos de 30 anos fuja
correndo dessa empresa.
Infelizmente,
esse entrevistado, mesmo que tenha um ponto válido, vive em negação. Não
oferecer um serviço e, ao mesmo tempo, não ter uma política para banir seu
uso, é a receita perfeita para um movimento secreto de TI. Programas de
mensagens instantâneas são corriqueiros e, ainda assim, apenas um terço dos
entrevistados oferece algum serviço oficialmente. Os usuários não precisam
mais de um cliente terceirizado: AOL, Google, Yahoo, entre outros, oferecem
sistemas baseados em browser que funcionam perfeitamente. Se a empresa não
oferece algo aprovado e não bloqueia os clientes web, tem pontos de dados não
monitorados e não registrados.
Algumas
empresas deram o passo da integração bem cedo. "Começamos a integrar
e-mail em 2005", contou George Hamin, diretor
de TI da Subaru Canadá. "Nossas equipes são
tão espalhadas, geograficamente, que queríamos começar a integrar voz."
A equipe de Hamin cresceu com esse sucesso e saltou
para o Exchange 2010, dando aos funcionários caixa de mensagens com voz,
mensagem instantânea, conferência e e-mail. Isso está longe do normal, mas,
mesmo as empresas sob dificuldade financeira, podem oferecer algo melhor do
que têm agora e colocar os sistemas de comunicação em pauta para a próxima
leva de tecnologias de colaboração.
Michael Healey é CEO da Yeoman
Technology Group, uma
empresa de pesquisa e engenharia.
InformationWeek EUA – 29/07/2010
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